Terminologisk begrebsafklaring – Hvorfor?

Formålet med begrebsafklaring er at identificere, forstå og definere de centrale begreber i virksomheden og udbrede denne forståelse til alle interessenter, herunder ledelsen, medarbejdere, leverandører, kunder mv., samt at opnå større kontrol over  og indsigt i virksomhedens interne og eksterne kommunikation og processer. Begrebsafklaring har i mange år været anvendt af offentlige virksomheder, bl.a. inden for sundhedsvæsnet, men de seneste år er det gået op for private virksomheder, hvilke fordele der er ved terminologisk begrebsafklaring.

 

Bedre indsigt i virksomhedens data og processer

Hvad enten man er en stor offentlig organisation eller en mindre virksomhed, så er det vigtigt, at man som aktør i et vidensbaseret samfund har den nødvendige forståelse for sine strukturer, processer, data, mv., så disse bedst kan udnyttes til virksomhedens fordel. Ved at kortlægge, definere og systematisere de centrale begreber inden for virksomhedens forskellige kernefunktioner, kan man strukturere, lagre og udnytte den viden, som virksomheden har indsamlet, mere effektivt. Man kan m.a.o. kalde begrebsafklaring og -systematisering for informationsarkitektur. Først når man har foretaget en begrebsafklaring af virksomhedens centrale begreber og sat dem ind i en terminologisk begrebsmodel, kan man begynde at skabe f.eks. konceptuelle datamodeller til brug i it-systemer mv.

Hvad er begrebsafklaring?

Begrebsafklaring indebærer, at man kortlægger virksomhedens centrale begreber inden for afgrænsede domæner, f.eks. produktion, salg, jura, HR, produktsortiment, mv., sammenstiller de udvalgte begreber med hinanden i et begrebssystem og derefter udarbejder definitioner til hvert enkelt begreb, så man til sidst opnår en utvetydig og konsistent fællesterminologi. M.a.o. anvendes begrebsafklaring til at udforme en skræddersyet ordbog over virksomhedsspecifikke begreber, som alle virksomhedens interessenter skal / kan benytte og forholde sig til.

Terminologiske begrebsbaser som værktøj til vidensstyring og -strukturering

Hvis man vælger at sætte virksomhedens afklarede begreber ind i en terminologisk database, kan denne – som nævnt – med fordel anvendes til styring og strukturering af viden, som man bl.a. kan drage nytte af, hvis man skal analysere virksomhedens processer (ved f.eks. process mapping) eller for at danne sig et overblik over virksomhedens forskellige produkter eller services.

Undgå dyre misforståelser og tidsspild

En af fordelene ved begrebsafklaring er, at risikoen for misforståelser i den daglige kommunikation med og mellem f.eks. medarbejdere mindskes, samtidigt med at man ikke skal spilde unødvendige ressourcer og tid på at diskutere, hvad der menes, når man bruger de enkelte termer. Ved konsekvent brug af termer er det også lettere at afstemme forventninger med f.eks. kunder og leverandører mht. indholdet af leverancer og andre aftaler. Systematiseret terminologi er også med til at reducere tab af viden, når f.eks. en nøglemedarbejder holder op; ved at have en klar afgrænsning og definition af nøglebegreber samlet på et sted, kan nye medarbejdere sætte sig ind i virksomhedens begreber meget hurtigere og have ubegrænset adgang til eksisterende information.

Begrebsafklaring som del af virksomhedens Corporate Branding

Det er ikke kun virksomhedens logo, hjemmeside, produktemballage, CSR eller regnskabsresultat, der er med til at opbygge din virksomheds image. Virksomhedens kommunikative evner og ikke mindst hvilke termer man vælger at bruge, og hvordan man vælger at bruge dem, er en lige så vigtig del virksomhedens Corporate Branding og image.

 

Vil du høre lidt mere om terminologisk begrebsafklaring, så book et uforpligtende møde med LLS – alle spørgsmål og henvendelser er velkomne!

Læs mere om LLS’ services inden for terminologisk begrebsafklaring her.